RFI RFP RFQ의 의미와 차이점 그리고 활용방법

차량관련 업무를 하다보면 RFI RFP RFQ를 많이 듣는다. 보통 RFQ기준으로 프로젝트의 수주등을 많이 진행하지만, RFI RFP RFQ의 차이점에 대해서 명확하지 않아서 이들의 의미와 차이점 그리고 활용방법에 대해서 정리해보려고 합니다.

RFI, RFP  RFQ는 프로젝트 선택 기준에 사용되는 세 가지 유형의 문서라고 보시면 됩니다. 일부 프로젝트는 공급자를 선택하고 프로젝트 제안 및 견적을 받기 위해 세 가지 문서를 대부분의 경우에 사용합니다. RFI, RFP 및 RFQ는 성공적인 소싱 솔루션을 달성하는 데 사용할 수있는 중요한 도구입니다. 

1. RFI 란 무엇입니까?

Request For Information의 약자입니다. 흔히, 사전 정보 요청이라고 일컫습니다. RFP를 작성하기 전 동향이나 정보를 취합하기 위한 자료로 쓰여요
RFI에서는 프로젝트를 추진할 때 필요한 기술이나 흐름 등을 기재하여, 공급업체에 게에 진행 또는 제공 가능 여부를 사전에 확인할 수 있습니다. 또한, 이를 통해 1차 공급업체를 가려낼 수 있는 역할도 합니다.

RFI에는 하기의 내용이 들어갑니다.
- 소개 (RFI의 목적)
- RFI의 범위
- 완료 할 템플릿
- 다음 단계의 세부 사항

기존에는 RFI를 생략하는 기업들도 많았지만,  최근에는 빠른 트렌드 변화와 이를 반영하려는 목적으로 RFI를 요구하는 기업들이 점점 많아지고 있습니다. 특히, 트렌드에 민감한 시장이라면 RFI는 필수적인 문서가 되어가고 있습니다.

회사의 현황(해당 업무를 담당 인원, 회사 연혁, 매출액 등 회사에 대한 신뢰도를 높일 수 있는 정보)와 현재 회사가 보유하고 있는 기능, 성능, 향후 기술적 추이, 고객사 현황, 기존 작업 내역 및 예시 등이 들어갑니다. 그리고 시장 트렌드 분석 및 이를 반영할 수 있는 지표도 함께 제공하는 경우가 많아요.

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2. RFP 란 무엇입니까?

Request For Proposal이라 의미로, 흔히 제안 요청서라고 하지요. 프로젝트 담당할 최종 업체를 선정하기 전, 1차로 선별된 업체들에게 보내는 문서입니다. 원하는 요구 사항을 체계적으로 정리한 문서라고 보시면 됩니다.

RFP (제안서 요청)는 회사가 정의 된 제품 또는 서비스에 대해 서로 다른 공급 업체로부터 포괄적이고 비교 가능한 제안에 대한 세부 정보를 요청하는 문서입니다. 정보에 입각 한 구매 결정을 내리는 데 필요한 모든 필수 정보를 제공해야하는 포괄적 인 문서입니다. 회사는 공급자로부터 알고 싶은 모든 사양을 나열하기 위해 충분한 시간을 투자해야합니다. RFP는 RFI를 수행 한 후 요청됩니다.

제안 요청서에는 프로젝트의 주제, 목적, 목표, 내용, 기대성과 등 진행할 업무 내용에 대한 자세한 사항이 들어갑니다.
요청한 프로젝트의 과정과 결과를 확인할 때, 기입된 내용을 토대로 측정해볼 수 있기 때문이예요. 그리고 향후 발생할 수 있는 업체 간 의견 충돌을 최소화해주는 역할까지 담당합니다.

RFP에는 다음 기준이 포함되어야합니다.
- 클라이언트 및 프로세스에 대한 기본 정보
- 프로젝트의 범위
- 프로젝트의 예정된 기간
- 비즈니스 요구 사항
- 프로젝트 예산
- 품질 사양
- 제출 기준
- 평가 기준

제안 요청서의 핵심은 상대방이 RFP만 보고 업무에 대한 성격과 목적을 명확하게 이해할 수 있도록 만들어야 합니다. 그래서 일목요연하게 작성해야 합니다. 진행할 업무 전체의 대략적인 내용, 입찰 규정, 낙찰자 선정 기준 그리고 목표, 목적, 기간, 기대성과 등이 모두 포함되어야 하지요.

3. RFQ 란 무엇입니까?

Request For Quotation이라는 의미로 제안 견적 요청서를 의미합니다. 수주제안에서 가장 중요한 문서라고 보실 수 잇어요. 이 문서는 예산과 견적이 들어가거든요. 

아무리 좋은 내용이어도 결국은 가격 경쟁을 통해서 프로젝트 수주가 이루어집니다. 보통 RFP를 요청할 때 RFQ를 같이 요구하는 경우가 많은 것 같아요. RFQ는 RFP와 함께 검토하여, 최종 공급 업체를 선택하는 중요한 역할을 하는데.. RFP보다 RFQ가 결정적인 역활을 하지요. RFQ를 내기전에 고객사에서는 제품의 최종 사양이나 품질 수준을 먼저 제시하고 이에 맞추어 RFQ를 제출하게 됩니다.

그래서 RFQ (견적 요청)는 공급 업체가 프로젝트에 입찰을 제출하도록 초대하는 데 사용되는 경쟁 입찰 문서로서 RFQ에는 상업적 요구 사항과 함께 기술 사양이 포함됩니다. RFQ는 IFB (입찰 초대). 일반적으로 RFQ 앞에는 후보 목록에있는 공급 업체가보다 자세한 가격 견적을 제공하도록 요청하는 RFP가 선행되는데요. RFQ에는 다음과 같은 내용이 포함되어야합니다.

- 견적 초대
- 견적 사양
- 가격 견적
- 평가 기준

RFQ는 입찰 참여 조건을 갖춘 업체만 참여하여 서류를 작성하여 제출이 가능합니다. 견적이 나와있는 문서인 만큼 제공할 기술이나 제품에 대한 상세한 정보와 스펙도 명확하고 정확히 기재되어야 합니다.

진행할 업무에 사용할 기술과 제품이 다양하며, 여러 부서와 협력해야 하는 사항이라면 누락된 사항이나 조정이 필요한 부분에 대해서도 명확히 밝혀주셔야 합니다.

RFP에 기재한 기한, 담당 인력 그리고 RFQ에 기재한 기술과 제품으로 해당 프로젝트를 수행하고, 목표를 달성할 수 있는지 중점적으로 보기 때문에 이를 사전에 확실하게 점검해보는 것이 좋습니다. 그리고 보통은 한번에 끝나지 않으므로 가격등에 대한 전력적 접근도 필요합니다.

4. RFI RFP RFQ의 차이점은 무엇입니까?

RFI는 프로젝트에 대해 여러 공급 업체로부터 정보를 수집하는 데 사용되는 문서입니다.
RFP는 프로젝트에 대해 여러 공급 업체로부터 상세하고 비교 가능한 제안을 요청하는 데 사용되는 문서입니다.
RFQ는 공급 업체가 프로젝트에 입찰하도록 초대하는 데 사용되는 경쟁 입찰 문서입니다.

RFI 단계에서는 공급 업체가 입찰 할 의향이 있는지 회사가 알지 못하기 때문에 포괄적 인 가격 정보에 대한 필요성이 매우 제한적입니다.
RFP 단계에서는 프로젝트 제안의 일부로 가격 정보가 필요합니다.
RFQ 단계에서는 매우 포괄적 인 가격 정보가 필요합니다. 

RFI RFP RFQ의 차이점은 이러한 문서가 공급자 (RFI)로부터 정보를 얻거나 프로젝트 제안 (RFP)을 요청하거나 견적 (RFQ)을 요청하는 데 사용되었는지 여부에 따라 조금씩 다릅니다. 요즘은 대부분 온라인으로 처리를 합니다.

가능한 최고의 가격과 품질 경쟁을 통해서 여러 공급 업체 중에서 선정되기때문에 QCD를 모두 만족시킬 수 있는 준비가 필요합니다.

참고로 RFQ단계에서는 1차에 끝나는 경우보다는 여러차수를 통해서 업체를 줄여나가면서 가격이나 품질 그리고 일정까지 조율하는 경우가 많아서 전략적으로 준비를 하시는게 좋아요.

처음에 너무 낮은 가격에 RFQ단계에서 입찰을 해버리면 혹시 2차 3차까지 이러질때 수익성이 정말 안좋아지는 출혈경쟁이 되기도 하거든요.